Outsourcing dei salari: i vostri vantaggi?
Aziende di ogni dimensione esternalizzano sempre più spesso la gestione dei loro salari. L’elaborazione delle buste paga vi sembra complessa? Siete in buona compagnia. Pur essendo un paese piccolo, spesso la Svizzera si distingue nei sondaggi a livello internazionale: il Global Payroll Complexity Index 2025 di Strada ci colloca in effetti al 4° posto nella classifica mondiale dei paesi più complessi in questo ambito.
Dati personali, numero e tipo di ore lavorate, salario lordo, prestazioni particolari, assegni familiari, contributi alle assicurazioni sociali, salario netto: un conteggio salariale può sembrare semplice, ma per poter redigere le buste paga in modo corretto, i professionisti delle risorse umane devono trattare grandi volumi di dati confidenziali, tenendo conto di una moltitudine di leggi, normative individuali e contratti collettivi.
1. Svizzera: un ambiente salariale particolarmente complesso
La Svizzera conta 26 cantoni, 70 casse di compensazione e oltre 1’300 istituti di previdenza, ciascuno con piani previdenziali personalizzati.
Le deduzioni AVS sono uguali per tutti, ma l’aliquota di contributo per gli assegni familiari varia da una cassa all’altra, e l’importo degli assegni versati cambia da cantone a cantone.
Per il secondo pilastro – la previdenza professionale – le trattenute sono calcolate per ogni dipendente in funzione in particolare:
- della fascia d’età,
- del piano di previdenza sottoscritto dal datore di lavoro,
- di eventuali prestazioni sovraobbligatorie scelte dal dipendente.
Nel ramo alberghiero e della ristorazione, dove molti lavoratori vengono assunti per una stagione, i problemi legati all’imposta alla fonte aumentano la difficoltà.
2. Perché esternalizzare i vostri salari?
a. Ridurre i rischi di errori e garantire la conformità
Ridurre i rischi di errori e garantire la conformità
Affidare la gestione dei salari a un fornitore di servizi specializzato consente ai datori di lavoro di liberarsi da un pesante carico amministrativo e di evitare costosi errori.
«La gestione dei salari richiede competenze specialistiche, software specifici e tempo», osserva Mark-Henri Gay, manager Payroll Service presso HOTELA. «Per i dirigenti di piccole imprese, è difficile occuparsi anche dei salari, oltre alle molte altre mansioni».
I numerosi mandati di esternalizzazione trattati hanno permesso al nostro team Payroll Service di esaminare centinaia di buste paga, individuando così una serie di piccoli errori ricorrenti, ma che possono avere conseguenze significative per l’azienda:
- applicazione delle giuste aliquote d’imposta alla fonte,
- distinzione talvolta sottile tra elementi soggetti o meno agli oneri sociali,
- specificità del 2° pilastro in funzione dell’età o del piano di previdenza,
- requisiti particolari di alcuni contratti collettivi,
- situazioni di incapacità,
- ore supplementari,
- conformità del certificato di salario.
In occasione dei controlli AVS periodici, i revisori confrontano la contabilità dell’azienda con i salari dichiarati. Se si riscontrano omissioni o errori di questo tipo, i salari interessati vengono corretti retroattivamente.
Queste rettifiche salariali comportano per il datore di lavoro il pagamento di contributi sociali complementari, talvolta anche con interessi, che vanno ad aggiungersi ai costi del personale senza incidere retroattivamente sul salario netto dei dipendenti.
b. Risparmiare tempo e alleggerire le pratiche amministrative
L’outsourcing permette alle aziende di concentrarsi sulle priorità. Preferiscono dedicare le loro risorse HR ad altre missioni quali il reclutamento, l’employer branding, la gestione delle carriere o la valutazione dei dipendenti.
E se la responsabilità di gestire ogni mese tutti i salari ricade su una sola persona, come sopperire a un’eventuale assenza prolungata?
Tutti questi fattori spiegano la crescente popolarità dell’outsourcing dei salari.
3. Come esternalizzare con successo la gestione salariale?
Per le aziende che desiderano avvalersi dei servizi di specialisti esterni in gestione salariale, qual è il modo migliore di procedere? Mark-Henri Gay consiglia di iniziare a chiarire i seguenti punti:
- Quali compiti si vogliono delegare?
- Quali sono gli obiettivi e i risultati attesi da questa collaborazione?
- Quali criteri e requisiti deve soddisfare il partner esterno?
Una valutazione della situazione che fornisce una solida base per richiedere offerte mirate.
«I criteri e i requisiti imposti a un partner esterno sono elevati. I nostri clienti si aspettano da noi un servizio di qualità, tariffe competitive e una gestione amministrativa snella. La nostra missione è garantire una gestione salariale fluida, priva di errori e conforme al CCNL», spiega Mark-Henri Gay.
4. Non solo buste paga
Oltre ai conteggi mensili individuali, l’outsourcing vi permette di automatizzare ogni anno:
- i certificati di salario,
- i conteggi finali per le vostre assicurazioni sociali,
- il calcolo delle imposte alla fonte.
La trasmissione dei dati tramite messaggistica criptata, l’accesso online a tutti i documenti, la contabilità Swissdec e l’accompagnamento personalizzato sono anch’essi fattori molto apprezzati. Tanto più che un’unica piattaforma digitale permette di gestire sia le assicurazioni sociali che i salari.
5. Perché HOTELA propone questo servizio?
HOTELA riunisce in un’unica organizzazione la gestione delle assicurazioni sociali – la sua attività principale – e un servizio di esternalizzazione dei salari. Una combinazione che permette di garantire la completa coerenza tra i processi legati ai salari e quelli relativi alle assicurazioni sociali, due ambiti strettamente collegati dal punto di vista amministrativo e normativo.
Come puntualizza Mark-Henri Gay: «Ai clienti chiediamo solo poche informazioni per la gestione dei salari, dato che conosciamo già i loro dati relativi alle assicurazioni sociali».
Grazie alla sua piattaforma digitale e alla pluriennale esperienza in materia di assicurazioni sociali, HOTELA è in grado di garantire una gestione integrata di questi compiti. Per voi, i rischi di commettere errori sono ridotti e l’onere amministrativo è alleggerito. Beneficiate inoltre di un unico punto di contatto per tutte le vostre pratiche.
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