Controllo AVS: come assicurarsi della conformità delle proprie dichiarazioni

Il sistema delle assicurazioni sociali in Svizzera è notoriamente complesso. In qualità di datori di lavoro, avete importanti responsabilità, in particolare in materia di dichiarazioni salariali. Il controllo AVS, effettuato dalla vostra cassa di compensazione, è una procedura fondamentale per garantire la conformità legale e tutelare i vostri collaboratori.

• 1. Che cosa si intende per controllo AVS?
• 2. In che modo HOTELA organizza i controlli dei datori di lavoro?
• 3. Come si svolge il controllo?
• 4. E dopo il controllo ?

1. Che cosa si intende per controllo AVS?

Il controllo AVS consiste nel verificare periodicamente i salari dichiarati dalla vostra azienda alla cassa di compensazione AVS. Un processo che permette di:

• • verificare l’applicazione delle disposizioni di legge,
  • correggere eventuali conteggi errati,
  • consigliare i datori di lavoro su come migliorare le pratiche.

Al di là dell’obbligatorietà, questa procedura è volta a prevenire gli errori, a tutelare i dipendenti e a migliorare la qualità della gestione amministrativa. Lo scopo del controllo dei datori di lavoro è di verificare il rispetto delle disposizioni determinanti e di fornire informazioni su come presentare il conteggio in modo corretto.

Con quale frequenza vengono effettuati i controlli?

Di regola, i periodi di controllo variano tra i quattro e i nove anni. La frequenza dipende da vari criteri, in particolare:

• Esito dei controlli precedenti: migliore è il risultato, minore sarà la frequenza dei controlli.
• Massa salariale: le aziende che dichiarano salari per più di CHF 5 milioni vengono sottoposte a controllo ogni quattro anni.
• Casi particolari: determinate situazioni come la creazione di una nuova azienda o una modifica della ragione sociale comportano un controllo entro quattro anni.

Le aziende con una massa salariale annuale inferiore a CHF 150’000 possono eccezionalmente essere esentate da un controllo.

2. In che modo HOTELA organizza i controlli dei datori di lavoro?

Affidiamo questi controlli all’Ufficio di revisione delle casse di compensazione (RSA).

Prepararsi alla revisione: lista di controllo pratica

Di seguito alcuni consigli per far sì che il controllo si svolga nelle migliori condizioni.

• Assicuratevi che i vostri responsabili AVS siano presenti e preparati il giorno previsto per il controllo.
• Preparate in anticipo i documenti elencati più avanti, come richiesto dal revisore, possibilmente in formato elettronico.
• Preparate i moduli internazionali A1 o CoC.

3. Come si svolge il controllo?

Il controllo AVS segue un iter chiaro e strutturato.

I. Preparazione e presa di contatto

HOTELA vi invierà una lettera, dopodiché verrete contattati da un revisore per fissare un appuntamento. Vi sarà comunicato un elenco dei documenti necessari, quali:

• riassunti salari per ogni collaboratore e per l’azienda,
• certificati di salario,
• nomi dei collaboratori non soggetti all’AVS,
• conti economici e bilanci,
• contratti di affiliazione all’assicurazione contro gli infortuni e a un istituto di previdenza LPP con il regolamento di finanziamento dei premi.

Se del caso, anche

• Il confronto tra gli oneri salariali nella vostra contabilità finanziaria e la massa salariale AVS dichiarata, accompagnato da una spiegazione delle eventuali differenze constatate.
• Il file dei tipi di salario, precisando i conti di contabilità generale nei quali sono state registrate le varie voci di salario.
• L’elenco dei subappaltatori con un’attività in proprio, per verificare il loro statuto di indipendenti.
• Una copia del regolamento spese conforme all’Amministrazione cantonale delle imposte.
• I moduli di assoggettamento internazionali richiesti (quali il modulo europeo A1, che certifica che il dipendente inviato a lavorare temporaneamente in un altro Stato rimane soggetto al sistema di sicurezza sociale del suo paese di origine durante un periodo di distacco o quando esercita un’attività in più Stati, o il suo equivalente CoC – Certificate of Coverage, per i dipendenti non europei).

II. Controllo dei documenti e confronto dei dati

Il revisore analizzerà le vostre dichiarazioni dei salari, gli elementi di contabilità salariale e finanziaria. Verificherà con voi che tutti i dati concordino con gli obblighi legali.

• Sono stati dichiarati tutti i tipi di salario conformemente alle disposizioni?
• Sono stati notificati o dichiarati erroneamente tipi di salario non assoggettati?
• I tassi contributivi applicati sono corretti?
• L’azienda è affiliata come richiesto a un’assicurazione contro gli infortuni e a una cassa di previdenza professionale?

Il revisore confronterà in seguito i salari notificati in base alle vostre dichiarazioni con i conteggi di oneri per verificare i seguenti punti:

• Ci sono benefici in natura o altri elementi versati ai dipendenti che dovrebbero essere inclusi nel salario determinante?
• I rimborsi spese sono conformi?
• Sono stati versati dividenti eccessivi?
• Gli amministratori sono assoggettati, ad esempio coloro che risiedono all’estero?
• Figurano operazioni inspiegabili sul conto corrente?
• I subappaltatori sono affiliati come lavoratori indipendenti?
• E il loro lavoro è un’attività indipendente?

III. Colloquio finale e raccomandazioni

Al termine del controllo, il revisore vi presenterà le sue conclusioni, vi spiegherà eventuali errori riscontrati e vi fornirà consigli su come ottimizzare la vostra gestione.

I vostri vantaggi?

Quali datori di lavoro, beneficiate di una serie di vantaggi. Tra questi:

• la conferma che la massa salariale della vostra contabilità salariale corrisponde a quella che vi è stata fatturata;
• il controllo obbligatorio del datore di lavoro è gratuito, tranne in casi eccezionali.

I vostri obblighi ?

Secondo le direttive in materia, quali datori di lavoro siete tenuti a:

• accettare di incontrare i revisori,
• rispettare le istruzioni,
• fornire le informazioni richieste,
• collaborare ai controlli,
• condividere i documenti necessari.

Se non date seguito alla richiesta di controllo o annullate l’appuntamento 10 giorni prima della data prevista, rischiate di incorrere in sanzioni finanziarie (multa, fatturazione delle spese fino a denuncia penale).

4. E dopo il controllo ?

Al termine del controllo, viene redatto un rapporto. In base ai risultati:

• Nessun problema rilevato: riceverete una conferma di conformità.
• Alcuni punti da migliorare: vi saranno inviate delle raccomandazioni.
• Errori identificati: vi sarà inviata una dichiarazione correttiva con il calcolo dei contributi supplementari.

Se intendete contestare il rapporto e la decisione relativa ai contributi, avete 30 giorni per fare opposizione per iscritto.

Controllo AVS, un accompagnamento prezioso

Il controllo AVS deve essere visto come un’opportunità per rafforzare le vostre pratiche amministrative e tutelare i vostri dipendenti. Preparatevi bene e consideratelo come un aiuto prezioso per una migliore gestione dei vostri obblighi sociali!

Payroll Service

Per facilitare il vostro lavoro, possiamo naturalmente occuparci anche della gestione dei salari. Oltre alla nostra competenza in materia di assicurazioni sociali, forniamo alle aziende un servizio di outsourcing delle buste paga, una soluzione affidabile che garantisce la correttezza dei dati retributivi in ogni momento.

Questo servizio non solo vi farà risparmiare tempo, ma vi garantirà anche di essere sempre aggiornati sui contributi assicurativi e di essere sempre in regola con tutti gli standard cantonali.

Volete saperne di più sul Payroll Service? Chiedete un colloquio con un consulente alla clientela: