Outsourcing des Lohnwesens: welche Vorteile?
Immer mehr Unternehmen jeglicher Grösse entscheiden sich für das Lohn-Outsourcing. Kämpfen auch Sie mit den Komplexitäten der Lohnadministration? Damit stehen Sie nicht allein: Laut dem Strada Global Payroll Complexity Index 2025 zählt die kleine Schweiz zu den vier Ländern mit den kompliziertesten Lohnabrechnungen weltweit.
Persönliche Daten, Anzahl und Art der geleisteten Arbeitsstunden, Bruttolohn, Nebenleistungen, Familienzulagen, Sozialversicherungsbeiträge, Nettolohn: Auf den ersten Blick ist das Erstellen einer Lohnabrechnung keine Hexerei. Um korrekte Lohnabrechnungen abzuliefern müssen professionelle Dienstleister jedoch grosse Mengen an vertraulichen Angaben bearbeiten und zahlreiche Gesetze, spezifische Regelungen und Gesamtarbeitsverträge beachten.
1. Das Schweizer Lohnwesen: ein besonders komplexes System
Die Schweiz zählt 26 Kantone, 70 Ausgleichskassen und über 1’300 Vorsorgeeinrichtungen, jeweils mit individuell ausgestalteten Vorsorgeplänen.
AHV-Abzüge sind für alle gleich. Die Beiträge an die Familienzulagen sind hingegen je nach Kasse unterschiedlich, und die Höhe der Zulagen variiert je nach Kanton.
Bei der zweiten Säule (berufliche Vorsorge) sind die Beiträge der Mitarbeitenden individuell verschieden und namentlich abhängig von:
- Alterskategorie,
- Vorsorgeplan der Arbeitgeberin bzw. des Arbeitgebers,
- allfälligen überobligatorischen Leistungen der Arbeitgeberiin bzw. des Arbeitgebers.
Eine Zusatzschwierigkeit besteht im Gastgewerbe wegen der Quellensteuer. Diese fällt bei zahlreichen ausländischen Arbeitskräften an, die oftmals für eine Saison beschäftigt werden.
2. Gute Gründe für ein Outsourcing Ihrer Lohnadministration
a. Minimierung des Fehlerrisikos und Sicherstellung der Compliance
Arbeitgebende, die einen spezialisierten Dienstleister mit ihrer Lohnadministration beauftragen, ersparen sich einen erheblichen administrativen Aufwand und vermeiden kostspielige Fehler.
«Für die Führung der Lohnbuchhaltung braucht es spezialisiertes Know-How, eine spezifische Software und viel Zeit», weiss Mark-Henri Gay, Manager Payroll Service bei HOTELA. «Sich nebst den übrigen Aufgaben um das Lohnwesen kümmern zu müssen kann besonders für Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer belastend sein. »
Bei der Abwicklung der an sie ausgelagerten Lohnbuchhaltungen stellte unser Payroll Service Team nach Durchsicht von mehreren Hundert Gehaltsabrechnungen eine ganze Reihe von wiederkehrenden, manchmal schwer zu erkennenden Fehlern fest, die für den Betrieb erhebliche Folgen nach sich ziehen können. Betroffen waren folgende Bereiche:
- Anwendung der richtigen Quellensteuersätze,
- zuweilen heikle Bestimmung von (nicht) beitragspflichtigen Lohnbestandteilen,
- Besonderheiten der zweiten Säule je nach Alter oder Vorsorgeplan,
- Spezifische Anforderungen bestimmter Gesamtarbeitsverträge,
- Situationen im Zusammenhang mit Erwerbsunfähigkeit,
- Überstunden,
- Ausstellung von einwandfreien Lohnausweisen.
Bei periodischen AHV-Kontrollen gleichen Revisorinnen und Revisoren die Buchhaltung des Betriebs mit den Lohndeklarationen ab. Wenn Fehler oder Versäumnisse auftauchen, erfolgt eine rückwirkende Lohnkorrektur.
Für Arbeitgebende fallen aufgrund dieser Lohnberichtigungen nachträgliche Beitragszahlungen an, gegebenenfalls mit Zins. Dadurch erhöht sich der Personalaufwand, wobei der Nettolohn der Angestellten nicht rückwirkend tangiert wird.
b. Zeitersparnis und Entlastung der Administration
Das Outsourcing ermöglicht es, sich auf unternehmerische Prioritäten zu konzentrieren und HR-Ressourcen für andere Aufgaben einzusetzen, beispielsweise die Personalsuche, das Employer Branding, das Karrieremanagement oder die Mitarbeiterbeurteilung.
Ausserdem: Was, wenn die Verantwortung für die monatlichen Lohnläufe bei einer einzigen Person liegt und ausgerechnet diese Person für längere Zeit ausfällt?
All diese Faktoren erklären, warum sich das Lohn-Outsourcing zunehmender Beliebtheit erfreut.
3. Wie gelingt das Outsourcing der Lohnadministration?
Wie sollte ein Betrieb vorgehen, der seine Lohnadministration an externe Spezialistinnen oder Spezialisten vergeben möchte? Mark-Henri empfiehlt, als Erstes folgende Abklärungen zu treffen:
- Welche Aufgaben wollen wir nach aussen vergeben?
- Wie lauten unsere Zielvorgaben und Erwartungen an diese Zusammenarbeit?
- Welche Kriterien und Anforderungen muss die externe Partnerin oder der externe Partner erfüllen?
Ausgehend von dieser Auslegeordnung können gezielte Offerten eingeholt werden.
«Die Kriterien und Anforderungen an externe Partnerinnen und Partner sind hoch. Unsere Kundschaft erwartet von uns Qualitätsdienstleistungen, attraktive Preise und eine Entlastung im Bereich der Administration. Unser Auftrag besteht darin, eine reibungslose, fehlerfreie und L-GAV-konforme Lohnadministration zu gewährleisten», erklärt Mark-Henri Gay.
4. Mehr als nur Lohnabrechnungen
Das Outsourcing erstellt monatliche individuelle Lohnabrechnungen, erledigt für Sie aber auch die Automatisierung von jährlich anfallenden Aufgaben:
- Lohnausweise
- Schlussabrechnungen für Ihre Sozialversicherungen
- Berechnung der Quellensteuer.
Besonders geschätzt werden auch die verschlüsselte Datenübermittlung, der Online-Zugriff auf sämtliche Dokumente, die Swissdec-Kompatibilität und die persönliche Betreuung. Zudem erfolgt das Management der Sozialversicherungen und des Lohnwesens auf einer einzigen digitalen Plattform.
5. Warum bietet HOTELA diese Dienstleistung an?
HOTELA bietet Sozialversicherungen – unser Kerngeschäft – und das Lohn-Outsourcing aus seiner Hand. Die administrativ und regulatorisch eng miteinander verknüpften Abläufe im Bereich der Lohnadministration und der Sozialversicherungen können somit vollständig aufeinander abgestimmt werden.
Mark-Henri Gay hält fest: «Da wir bereits über ihre Sozialversicherungsdaten verfügen, brauchen wir für die Lohnadministration von unseren Kundinnen und Kunden nur wenige zusätzliche Angaben.»
Dank ihrer digitalen Plattform und ihrer langjährigen Erfahrung im Sozialversicherungsbereich kann die HOTELA die betreffenden Leistungen als Gesamtpakt anbieten. Sie profitieren von einer reduzierten Fehleranfälligkeit und von einem geringeren Administrationsaufwand und benötigen zudem nur eine Ansprechstelle.
Entdecken Sie alle Vorteile von Payroll Service auf www.hotela.ch. Alle AHV-Mitglieder von HOTELA können diese Dienstleistung seit über zehn Jahren in Anspruch nehmen. Wir lassen Ihnen gerne eine Offerte zukommen.