AHV-Revision: Stimmen Ihre Lohnabrechnungen?

Bekanntlich ist das Schweizer Sozialversicherungssystem ziemlich komplex. Arbeitgebende haben in diesem Zusammenhang wichtige Pflichten zu erfüllen, insbesondere im Bereich der Lohnabrechnungen. Die AHV-Revision wird von Ihrer Ausgleichskasse durchgeführt und trägt wesentlich zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und zum Schutz Ihrer Beschäftigten bei.

• 1. Was ist unter einer AHV-Revision zu verstehen?
• 2. Wie werden Arbeitgeberkontrollen durch HOTELA gehandhabt?
• 3. Worin besteht eine Revision?
• 4. Was passiert nach der Revision?

1. Was ist unter einer AHV-Revision zu verstehen?

Die AHV-Revision ist eine periodische Kontrolle der Lohnbuchhaltung, die von Ihrem Betrieb an die AHV-Ausgleichskasse übermittelt wurde. Sie strebt folgende Ziele an:

• Überprüfung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
• Behebung allfälliger Abrechnungsfehler
• Unterbreitung von Verbesserungsvorschlägen an die Arbeitgebenden.

Die obligatorische Arbeitgeberkontrolle dient der Vermeidung zukünftiger Fehler, dem Schutz Ihrer Beschäftigten und der Optimierung Ihrer Lohnadministration. Mit der Arbeitgeberkontrolle wird die Einhaltung der einschlägigen Vorschriften geprüft. Zudem dient die Kontrolle dazu, Wissen über die korrekte Lohnabrechnung zu vermitteln.

Wie oft finden diese Kontrollen statt?

Grundsätzlich erfolgen die Kontrollen alle vier bis neun Jahre, wobei für die Periodizität unter anderem folgende Kriterien ausschlaggebend sind:

• Ergebnis der vorangehenden Kontrollen: Je korrekter Ihre Abrechnungen, desto grösser sind die zeitlichen Abstände zwischen den Kontrollen.
• Lohnsumme: Betriebe mit einer Lohnsumme über 5 Mio. Franken werden alle vier Jahre kontrolliert.
• Sonderfälle: In bestimmten Fällen, beispielsweise Firmengründung oder Änderung des Firmennamens, ist eine Kontrolle innert vier Jahren durchzuführen.

Bei Betrieben, die eine Jahreslohnsumme von weniger als 150’000 Franken angeben, kann ausnahmsweise auf eine Revision verzichtet werden.

2. Wie werden Arbeitgeberkontrollen durch HOTELA gehandhabt?

Wir beauftragen die Revisionsstelle der Ausgleichskassen (RSA) mit der Durchführung der Kontrollen.

Checkliste zur Vorbereitung Ihrer Kontrolle

Hier einige praktische Hinweise für einen möglichst reibungslosen Verlauf der Kontrolle:

• Sorgen Sie dafür, dass Ihre AHV-Auskunftspersonen am Kontrolltermin anwesend sind und bei der Kontrolle mitwirken.
• Bereiten Sie die untenstehend aufgeführten Belege gemäss Anweisung des Revisors und möglichst in elektronischer Form vor.
• Bereiten Sie die Formulare A1 oder CoC (Entsendebescheinigungen) vor.

3. Worin besteht eine Revision ?

Der Ablauf einer AHV-Revision ist klar geregelt:

I. Vorbereitung und Kontaktaufnahme

Sie werden von HOTELA schriftlich avisiert. Danach wird mit dem Revisor/der Revisorin ein Revisionstermin vereinbart. Zudem erhalten Sie eine Liste mit den erforderlichen Unterlagen; dazu gehören:

• Lohnrekapitulationen für den gesamten Betrieb und pro Mitarbeiter/Mitarbeiterin
• Lohnausweise
• Namen der AHV-freien Beschäftigten
• Bilanz- und Erfolgsrechnung
• UVG-Police und BVG-Anschlussvertrag inklusive Prämienfinanzierungsreglement

gegebenenfalls auch:

• Abstimmung zwischen Lohnaufwand in Ihrer Finanzbuchhaltung und der deklarierten AHV-Lohnsumme, einschliesslich Herleitung allfälliger Differenzen;
• Lohnartenübersicht mit Angabe der Konti der allgemeinen Lohnbuchhaltung, unter denen die verschiedenen Lohnbestandteile verbucht sind;
• Auflistung der freischaffenden Mitarbeitenden, um deren Status als Selbständigerwerbende sicherzustellen;
• Kopie des von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigten Spesenreglements;
• Erforderliche internationale Bescheinigungsformulare (z.B. europäisches Formular A1 zur Bescheinigung der Weitergeltung der Unterstellung unter das Sozialversicherungssystem des Ursprungslandes während einer Entsendung oder bei gleichzeitiger Tätigkeit in mehreren Ländern bzw. analoges Formular CoC – Certificate of Coverage für nicht-europäische Arbeitnehmende).

II. Kontrolle der Unterlagen und Abgleich der Angaben

Der Revisor prüft Ihre Lohndeklarationen und die Lohn- und Finanzbuchhaltung. Zusammen mit Ihnen sorgt er dafür, dass alle Angaben gesetzeskonform sind.

• Wurden alle beitragspflichtigen Lohnarten vorgelegt?
• Wurden nicht unterstellte Lohnbestandteile versehentlich deklariert oder abgerechnet?
• Wurden die geltenden Beitragssätze korrekt angewendet?
• Sind die Bedingungen des obligatorischen UVG- und BVG-Anschlusses erfüllt?

Danach gleicht der Revisor die von Ihnen angemeldeten Löhne mit den Aufwandkonti ab und prüft dabei folgende Punkte:

• Erhielten die Beschäftigten Sach- oder andere Leistungen, die als Teil des massgebenden Lohnes ausgewiesen werden sollten?
• Wurden Spesen korrekt vergütet?
• Wurden übertrieben hohe Dividenden ausgeschüttet?
• Sind Verwaltungsräte/Verwaltungsrätinnen unterstellt, beispielsweise bei Wohnsitz im Ausland?
• Weist das Kontokorrent nicht erklärbare Einträge auf?
• Sind freischaffende Mitarbeitende als Selbständigerwerbende angeschlossen?
• Und ist ihre Tätigkeit tatsächlich als selbständig einzustufen?

III. Abschliessendes Gespräch und Empfehlungen

Nach Abschluss der Kontrolle legt der Revisor seine Schlussfolgerungen vor, erklärt Ihnen gegebenenfalls festgestellte Fehler und formuliert Verbesserungsvorschläge.

Was ist Ihr Gewinn?

Die AHV-Revision hat für Arbeitgebende mehrere Vorteile:

Bestätigung, dass die von Ihnen berechnete Lohnmasse mit der Lohnmasse übereinstimmt, für die Sie Beiträge bezahlen mussten.

Die obligatorische Arbeitgeberkontrolle ist ausser in Ausnahmefällen kostenlos.

Wozu sind Sie verpflichtet?

Gemäss den einschlägigen Bestimmungen sind Arbeitgebende verpflichtet:

• die Revisoren zu empfangen,
• Weisungen zu befolgen,
• die verlangten Auskünfte zu erteilen,
• bei der Kontrolle mitzuwirken,
• die erforderlichen Unterlagen bereitzustellen.

Wenn Sie der angeordneten Revision nicht Folge leisten oder den Termin weniger als 10 Tage vor dem festgelegten Datum absagen ist mit finanziellen Sanktionsmassnahmen (Geldbusse, Verrechnung von Kosten) oder gar mit einer Strafanzeige zu rechnen.

4. Was passiert nach der Revision?

Über die Revision wird ein Bericht verfasst, dessen Schlussfolgerungen das Ergebnis der Kontrolle festhalten:

• Keine Differenzen vorhanden: Sie erhalten ein Kontrollattest.
• Geringfügige Mängel: Sie erhalten Verbesserungsvorschläge.
• Fehler festgestellt: Sie erhalten eine berichtigte Abrechnung mit Angabe der erforderlichen Beitragsnachzahlung.

Gegen den Kontrollbericht und die Beitragsverfügung können Sie innerhalb von 30 Tagen schriftlich Einsprache erheben.

AHV-Kontrollen sind eine wertvolle Unterstützung

Eine AHV-Revision ist keineswegs eine Schikane, sondern eine Gelegenheit, Ihre administrativen Abläufe zu optimieren und Ihre Arbeitnehmenden besser zu schützen. Eine gründliche Vorbereitung lohnt sich. Betrachten Sie die Kontrolle als Chance, bei der Aufgabenerfüllung im Bereich der Sozialversicherungen an Effizienz zu gewinnen!

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