Absenzenmanagement
Mit einem professionellen Absenzenmanagement erkennen Sie die Ursachen für Fehlzeiten in Ihrem Unternehmen und reduzieren die Absenzenrate nachhaltig. Wie das funktioniert, schildern wir in diesem Beitrag.
Nicht schon wieder! Innert kürzester Zeit fällt Ihr Angestellter Felix Muster zum wiederholten Mal aus. Drei andere Mitarbeitende sind schon länger krank. Die Abwesenheiten belasten das gesamte Team. Die Kolleginnen und Kollegen müssen einspringen und stehen stark unter Druck. Es drohen weitere Ausfälle. Motivation und Arbeitsqualität leiden. Auch für Sie ist die Situation belastend: Das ständige Umorganisieren ist aufwändig – und bald drohen steigende Prämien bei der Krankentaggeldversicherung im Krankheitsfall. Es ist klar: So geht das nicht weiter! Doch wie kommen Sie aus dieser schwierigen Situation heraus? Dieser Beitrag zeigt, wie ein effektives Absenzenmanagement funktioniert und gibt konkrete Ansatzpunkte:
- Gehen Sie den Ursachen auf den Grund
- Bleiben Sie mit den Abwesenden in Kontakt
- Nutzen Sie die Expertise von Care Managern
- Sorgen Sie für Unterstützung auf dem Weg zurück
- Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit? Das können Sie tun
- Die beste Prävention: interne Verbesserungen
- Gehen Sie den Ursachen auf den Grund
Absenzen können viele Gründe haben. Neben den eindeutig gerechtfertigten Abwesenheiten (zum Beispiel wegen Unfall, Krankheit, Mutterschaft, Schulung, Krankheit des eigenen Kindes etc.) gibt es auch vermeidbare Auslöser von Fehlzeiten. Ein professionelles Absenzenmanagement misst die Abwesenheitsrate anhand von Indikatoren und ermöglicht so, die Ursachen der Fehlzeiten zu verstehen und entsprechende Massnahmen zu definieren. Gerne unterstützen die HOTELA und ihr spezialisierter Partner Sie in diesem Prozess.
- Bleiben Sie mit den Abwesenden in Kontakt
Ein zentraler Grundsatz des Absenzenmanagements: Bleiben Sie mit häufig und/oder lange abwesenden Mitarbeitenden in Kontakt. Stellen Sie sicher, dass alle Führungskräfte ihre Verantwortung in Bezug auf die berufliche Wiedereingliederung wahrnehmen. Machen Sie diese Haltung zu einem festen Bestandteil Ihrer Managementkultur.
Das persönliche Gespräch mit den betroffenen Mitarbeitenden erlaubt, über die Gründe für die Absenzen und über mögliche Unterstützungsmassnahmen zu sprechen. Informieren Sie über relevanten Entwicklungen im Unternehmen und machen Sie deutlich, wie wichtig die fehlenden Mitarbeitenden fürs Team und für das gesamte Unternehmen sind.
- Nutzen Sie die Expertise von Care Managern
In vielen Fällen ist es sinnvoll, externe Care Manager mit der Begleitung der Mitarbeitenden zu beauftragen. Die Zusammenarbeit mit einem Care Manager gestaltet sich wie folgt:
- Sie melden dem Care Manager alle Absenzen in Ihrem Unternehmen.
- Dauert die Absenz länger als eine vordefinierte Anzahl Tage, führt dieser ein Telefoninterview mit den abwesenden Personen.
- Langzeitabwesende besucht der Care Manager auch zu Hause.
- Anschliessend erstellt der Care Manager unter Berücksichtigung des Datenschutzes einen Bericht. Dieser informiert zum Beispiel über die Perspektiven bezüglich Rückkehr an den Arbeitsplatz oder über mögliche nichtmedizinische Gründe für die Abwesenheit.
- Sie erhalten zudem einen Bericht zur Fehlzeitenstatistik in Ihrem Unternehmen. Dieser zeigt auch auf, ob die Abwesenheitsrate über dem Branchendurchschnitt liegt.
- Sorgen Sie für Unterstützung auf dem Weg zurück
Und was, wenn bei Felix Muster schliesslich ein ernsthaftes gesundheitliches Problem festgestellt wird und er für längere Zeit arbeitsunfähig ist? Bei gesundheitsbedingten Fehlzeiten eines Mitarbeitenden gibt es verschiedene Unterstützungsmöglichkeiten:
- Der Care Manager kann den betroffenen Mitarbeitenden bei der Wiederaufnahme der Arbeit gezielt unterstützen und zum Beispiel mit seinen Vorgesetzten klären, wie sich der Arbeitsplatz an die gesundheitlichen Einschränkungen anpassen lässt.
- Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als 30 Tage oder wiederholt sie sich, haben Sie das Recht, den Mitarbeitenden zur Früherfassung bei der Invalidenversicherung Die Invalidenversicherung prüft, ob ein Risiko besteht, dass die Beschwerden chronisch werden. Auch klärt sie ab, ob Unterstützungsmassnahmen zur beruflichen Rehabilitation (Coaching, Ausbildung etc.) eingeleitet und von ihr finanziert werden können.
Die 4 Elemente des Absenzenmanagements
- Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit? Das können Sie tun
Bei Zweifeln an der Arbeitsunfähigkeit eines Mitarbeitenden können Sie bei Ihrer Krankentaggeld- oder Unfallversicherung UVG eine ärztliche Zweitmeinung beantragen. Die HOTELA arbeitet mit Ärztinnen und Ärzten zusammen, die in der Regel schnell abrufbar sind. Hält die Versicherung die beantragte Kontrolle für unnötig oder für verfrüht, haben Sie das Recht, selbst eine ärztliche Kontrolle zu organisieren. Um das Arztgeheimnis zu wahren, muss sich diese aber auf Fragen zur Arbeitsunfähigkeit beschränken.
- Die beste Prävention: interne Verbesserungen
Fehlzeiten sind auch ein Warnsignal, die auf mögliche interne Probleme hinweisen: Schlechte Führung, Spannungen im Team, mangelnde Wertschätzung oder geringe Perspektiven schlagen sich schnell auf die Absenzenrate nieder. Auch bei wiederkehrenden oder lang andauernden Abwesenheiten aufgrund von Krankheit und Unfall können innerbetriebliche Aspekte eine Rolle spielen. Führungskräfte sollten deshalb auch dann genau hinschauen, wenn ein Arztzeugnis vorliegt. Nur so ist es möglich, alle Ursachen für eine Abwesenheit zu erkennen und geeignete Schritte einzuleiten.
Wenn Sie im Rahmen des Absenzenmanagements Mängel in Ihrer Organisation feststellen (zum Beispiel in Bezug auf Unternehmens- und Führungskultur, Umgang mit Fehlern, Arbeitsbedingungen, Work-Life-Balance etc.), sollten Sie umgehend handeln. Sehen Sie aber von Hauruckübungen ab, sondern gehen Sie überlegt und mit langfristigem Horizont vor. Setzen Sie Prioritäten und kommunizieren Sie Ihren Mitarbeitenden, welche Massnahmen Sie ergreifen. Eine gesunde Unternehmenskultur ist die wichtigste Voraussetzung für engagierte Mitarbeitende – und die beste Prävention gegen steigende Absenzenraten.
Interessieren Sie sich für die HOTELA-Dienstleistungen rund ums Absenzenmanagement? Wir informieren Sie gerne.