Comment maîtriser le taux d’absentéisme au travail?

Encore! Dans un laps de temps très court, votre employé Michel Dupond se porte pâle pour la énième fois. Trois autres collaborateurs sont malades depuis un certain temps déjà. Ces absences pénalisent toute l’équipe. Les collègues qui doivent prendre le relais sont sous pression et risquent de tomber malades à leur tour. Cette situation affecte la motivation et la qualité du travail. Pour vous aussi, elle est stressante: devoir se réorganiser en permanence coûte du temps et de l’argent, sans compter une éventuelle majoration des primes pour l’assurance d’indemnités journalières en cas de maladie. Une chose est claire: cela ne peut plus durer! Mais comment vous tirer de ce mauvais pas? Cet article vous explique comment fonctionne une gestion efficace des absences et vous fournit des éléments concrets:

1. Analysez les causes
2. Restez en contact avec les collaborateurs/trices absent/es
3. Profitez de l’expertise des care managers  
4. Soutenez le retour au travail
5. Des doutes quant à l’incapacité de travail? Voilà ce que vous pouvez faire
6. La meilleure prévention: les améliorations internes

1. Analysez les causes

Les causes des absences sont multiples. Outre toutes celles qui sont clairement justifiées (par exemple pour cause d’accident, de maladie, de maternité, de formation, de maladie du propre enfant, etc.), d’autres sont liées à des raisons évitables. Une gestion des absences professionnelle mesure le taux d’absentéisme à l’aide d’indicateurs et permet ainsi de comprendre les causes des absences et de définir les mesures à prendre. HOTELA et son partenaire spécialisé se feront un plaisir de vous soutenir dans cette démarche.

2. Restez en contact avec les collaborateurs/trices absent/es

Restez en contact avec les collaborateurs/trices qui sont fréquemment et/ou longtemps absent/es. C’est un principe fondamental de la gestion des absences. Assurez-vous par ailleurs que tous les cadres assument leurs responsabilités s’agissant de la réinsertion professionnelle. Cette attitude doit faire partie intégrante de la culture de management de votre entreprise.

Discuter personnellement avec les collaborateurs/trices concerné/es permet d’aborder des sujets essentiels tels que les causes des absences et les mesures de soutien possibles. Informez-vous sur les évolutions majeures au sein de votre société et soulignez l’importance des collaborateurs/trices absent/es, tant pour l’équipe que pour l’entreprise.

3. Profitez de l’expertise des care managers  

Dans de nombreux cas, il est judicieux de confier l’accompagnement des collaborateurs/trices à des care managers externes. La coopération avec un care manager se présente de la manière suivante:

• Vous signalez au care manager toutes les absences au sein de votre entreprise.
• Si la durée de l’absence dépasse un nombre de jours prédéfini, le care manager s’entretient par téléphone avec les personnes absentes.
• Le care manager rend aussi visite aux personnes absentes depuis longtemps à leur domicile.
• Le care manager rédige ensuite un rapport dans le respect de la protection des données. Celui-ci fournit par exemple des informations sur les perspectives de retour au travail ou sur les possibles motifs d’absence non médicaux.
• Vous recevez en outre un rapport sur les statistiques des absences, qui révèle également si le taux d’absentéisme est supérieur à la moyenne dans la branche.

4. Soutenez le retour au travail

Et s’il s’avère finalement que Michel Exemple souffre d’un problème médical sérieux entraînant une incapacité de travail prolongée? Diverses mesures de soutien sont possibles lorsqu’un/e collaborateur/trice est absent/e pour raison de santé:

• Le care manager peut apporter un soutien ciblé aux personnes concernées dans le cadre de la reprise du travail et, par exemple, clarifier avec leurs supérieurs dans quelle mesure il est possible d’adapter le poste de travail aux restrictions liées à leur problème de santé.

• Si l’incapacité de travail se prolonge au-delà de 30 jours ou si elle se répète, vous êtes en droit de signaler le/la collaborateur/trice concerné/e à l’assurance-invalidité à des fins de détection précoce. L’assurance-invalidité vérifie si l’affection risque de devenir chronique et examine également la possibilité de mettre en place des mesures de soutien pour la réadaptation professionnelle (coaching, formation, etc.) pouvant le cas échéant être financées par ses soins.

  Les 4 éléments de la gestion des absences

5. Des doutes quant à l’incapacité de travail? Voilà ce que vous pouvez faire

Si vous avez des doutes quant à l’incapacité de travail d’un/e collaborateur/trice, vous avez la possibilité de demander un deuxième avis médical à votre assurance d’indemnités journalières en cas de maladie ou à votre assurance-accidents LAA. HOTELA coopère avec des médecins qui sont généralement disponibles rapidement. Si l’assurance estime que le contrôle demandé est inutile ou prématuré, vous êtes en droit d’organiser un contrôle médical par vous-même. Mais pour que le secret médical soit respecté, ce contrôle doit se limiter aux questions relatives à l’incapacité de travail.

6. La meilleure prévention: les améliorations internes

L’absentéisme est aussi un signal d’alarme révélateur d’éventuels problèmes internes: une mauvaise gestion, des tensions au sein de l’équipe, un manque de reconnaissance ou encore de faibles perspectives ont un impact certain sur le taux d’absentéisme. Des facteurs internes à l’entreprise peuvent également jouer un rôle en cas d’absences récurrentes ou prolongées pour cause de maladie ou d’accident. Pour toutes ces raisons, il est important que les cadres se penchent avec attention sur la question, même en présence d’un certificat médical. Ce n’est qu’ainsi qu’il est possible d’identifier tous les motifs d’une absence et de prendre les mesures qui s’imposent.

Si la gestion des absences met en évidence des lacunes dans votre organisation (par exemple au niveau de la culture d’entreprise et de management, de la gestion des erreurs, des conditions de travail, de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, etc.), vous devez agir immédiatement, mais sans précipitation. Procédez au contraire de manière réfléchie en visant des solutions à long terme. Fixez des priorités et informez vos collaborateurs/trices des mesures que vous comptez prendre. Une culture d’entreprise saine constitue la condition sine qua non de l’investissement des collaborateurs/trices – et le meilleur moyen de prévenir l’augmentation du taux d’absentéisme.

Vous êtes intéressé/e par les prestations proposées par HOTELA dans le domaine de la gestion des absences? Nous nous ferons un plaisir de vous renseigner.