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09.10.2023

Lohnabrechnungen korrekt erstellen

Wissen Sie genau, welche Bestandteile zum vorgeschriebenen Inhalt einer Lohnabrechnung gehören? Ganz gleich, ob Sie in administrativen Fragen sattelfest sind oder nicht: Kenntnisse auffrischen kann nichts schaden. Unser HOTELA Blogartikel zählt die wichtigsten Parameter auf, die zu beachten sind.

 

Eine Lohnabrechnung ausfüllen ist ähnlich, wie das Aufbrechen zu einer Reise, denn in beiden Fällen gilt: Ja nichts vergessen! Angefangen mit dem Allerwichtigsten: Identitätskarte, Fahrschein, Abreise- und Ankunftszeiten, Reservationen für den Aufenthalt…und selbstverständlich ein wenig Geld. Und um Geld geht es auch bei der Lohnabrechnung. Genauer gesagt um die Vergütung einer Arbeitsleistung. Und damit diese Vergütung korrekt erfolgt, muss der Arbeitgeber sich an einige Vorschriften halten und eine Reihe von Informationen sauber zusammentragen. Dies ist im Hotel- und Gastgewerbe, das durch unregelmässige Arbeitszeiten gekennzeichnet ist, besonders wichtig.

 

Damit Sie überprüfen können, ob Ihre Lohnabrechnungen stimmen, haben wir für Sie nachstehende Grundsätze zusammengestellt. Für einige von Ihnen mag das Erstellen von Lohnabrechnungen eine komplizierte Aufgabe sein. Deshalb sind reibungslos funktionierende Abläufe hier besonders wichtig und zeitsparend.

 

  1. Informationen zusammentragen
  2. Eingeben von Daten
  3. Berechnung Bruttolohn/Nettolohn
  4. Relevante Zusatzinformationen
  5. Abschliessende Kontrolle, Datum und Unterschrift

 

  1. Informationen zusammentragen

Damit die Lohnabrechnung stimmt, müssen die Angaben richtig sein. Vergewissern Sie sich zunächst, dass die Personendaten Ihrer Angestellten fehlerfrei eingetragen wurden: Name, Adresse, Geburtsdatum usw. Und verlangen Sie die AHV-Nummer von zukünftigen Mitarbeitenden gleich bei der Anstellung, um der betreffenden Person später in den Gängen Ihres Betriebs deswegen nicht nachlaufen zu müssen. Geleistete Arbeitsstunden, Lohnsätze, Abzüge und alle übrigen relevanten Angaben müssen ebenfalls in Ihrer Lohnadministration registriert sein, damit sie auf die Lohnabrechnung übertragen werden können. Ausländische Angestellte ohne Wohnsitz in der Schweiz müssen Sie ausserdem bei der Steuerbehörde Ihres Kantons anmelden und dabei den Namen, die Adresse, den Status als steuerlich Ansässige(r) sowie weitere massgebliche Einzelheiten angeben.

 

  1. Eingeben von Daten

Einige Angaben sind zwingend erforderlich, damit eine Lohnabrechnung als korrekt gelten kann. Zusätzlich zu den Personendaten des/der Angestellten müssen Firmenname und Adresse des Betriebs aufgeführt werden. Und ausserdem:

  • Die Lohnabrechnungsperiode, also ein Kalendermonat, eine Woche oder ein anderweitig bestimmter Zeitraum.
  • Die geleisteten Arbeitsstunden; vor allem für Mitarbeitende im Stundenlohn ist diese Angabe von zentraler Bedeutung. Und vergessen Sie bitte nicht, zwischen normalen Arbeitsstunden und Überstunden zu unterscheiden. Während der Nacht, an Wochenenden oder an Feiertagen geleistete Arbeitsstunden werden genau wie Überstunden gesondert aufgeführt (siehe Lohnsatz).
  • Der Lohnsatz wird je nach Art der geleisteten Stunden festgelegt (normal, Überstunden, ausserhalb der Normalarbeitszeit, ausserhalb von Werktagen). Er dient als Koeffizient für die abschliessende Berechnung der Arbeitsstunden und bestimmt den Bruttolohn.
  • Die Abzüge ergeben sich aus Lohnkosten, beispielsweise Sozialversicherungs- und Rentenbeiträge, Einkommenssteuer, Versicherungen oder rückzahlbare Vorschüsse. Sie müssen auf den Lohnabrechnungen der Mitarbeitenden einzeln aufgeführt werden.
  • Der Quellensteuerabzug (für Angestellte ohne Wohnsitz in der Schweiz). Sie sind verpflichtet, für jede Lohnabrechnungsperiode die Quellensteuer vom Lohn des/der Angestellten abzuziehen, wobei der jeweilige Satz von der Steuerbehörde bestimmt wird. Die abgezogenen Beträge müssen Sie regelmässig – in der Regel monatlich – der Steuerbehörde überweisen.
  • Schliesslich müssen der AHV-pflichtige Bruttolohn und der Nettolohn auf der Lohnabrechnung ausgewiesen werden. Wichtig ist hierbei die Präzisierung, ob es sich um einen Stunden-, Monats- oder Jahreslohn handelt.

 

  1. Berechnung Bruttolohn/Nettolohn

Der AHV-pflichtige Bruttolohn wird zwischen dem/der Arbeitgeber(in) und dem/der Arbeitnehmer(in) bei der Anstellung vereinbart und durch Multiplizieren des Grundlohns mit der Anzahl geleisteter Arbeitsstunden unter Berücksichtigung der anwendbaren Lohnsätze berechnet. Er kann auch als Monats- oder als Jahreslohn definiert werden. In diesem Fall beruht er auf einer festgelegten Anzahl wöchentlicher Arbeitsstunden. Der Bruttolohn stimmt jedoch nicht mit dem Endlohn überein, entspricht also nicht dem Betrag, der am Anfang oder Ende des Monats auf das Bankkonto des/der Angestellten überwiesen wird. Zur Berechnung des Nettolohns werden gesetzliche und freiwillige Beiträge vom Bruttolohn in Abzug gebracht. Bei diesen Abzügen handelt es sich um Sozial- oder Steuerabgaben, aber auch um Prämien, Boni oder sonstige Entschädigungen, die dem/der Angestellten gegebenenfalls zustehen.

 

  1. Relevante Zusatzinformationen

Obenstehende Angaben bilden den Hauptinhalt dessen, was in einer Lohnabrechnung aufgeführt sein muss. Diese kann jedoch durch weitere relevante Informationen ergänzt werden, namentlich betreffend: bezahlte Ferien (Anspruch oder Bezug während des Berechnungszeitraums), dreizehnter Monatslohn (anteilsmässiger Anspruch), Prämien, Sachleistungen, Spesenvergütungen (Pauschale oder effektive Spesen) sowie Lohnnebenleistungen jeglicher Art.

 

  1. Abschliessende Kontrolle, Datum und Unterschrift

Nachdem alle Angaben eingetragen sind, ist eine abschliessende Kontrolle dringend empfohlen, denn nachträgliche Korrekturen und Buchungsaufwände kosten Zeit und Nerven. Prüfen Sie sämtliche Berechnungen und Einzelangaben auf ihre Richtigkeit hin. Vergewissern Sie sich zudem, dass das Dokument regelkonform ist. Dazu können Sie in Gesetzestexten nachschlagen, insbesondere im Arbeitsgesetz und den dazugehörigen Verordnungen (ArG und ArGV), sowie in Regelwerken und Richtlinien, die in der Schweiz gelten, namentlich in den Gesamtarbeitsverträgen Ihrer Branche. Beispielsweise sind sämtliche sektorspezifischen Empfehlungen für das Gastgewerbe im Landes-Gesamtarbeitsvertrag des Gastgewerbes (L-GAV) zu finden. Ganz am Schluss wird die Abrechnung von Ihnen und von Ihrem/Ihrer Angestellten datiert und unterzeichnet und ihre Echtheit somit bestätigt.

 

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Noch Fragen? Wenden Sie sich zur Umsetzung der einschlägigen Vorschriften an eine Fachperson im Bereich Personalwesen oder an eine(n) Expertin(en) für Arbeitsrecht.

 

Und falls Sie sich lieber mit der Entwicklung Ihres Betriebs als mit aufwändigen administrativen Aufgaben beschäftigen möchten: HOTELA ist für Sie da. Mit unserer Dienstleistung HOTELA Full erledigen wir Ihre gesamte Lohnadministration, einschliesslich nach L-GAV. Nehmen Sie Kontakt auf

 
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