Révision AVS : comment vous assurer de la conformité de vos déclarations

Le système des assurances sociales en Suisse est réputé pour sa complexité. En tant qu’employeur, vous avez des responsabilités importantes, notamment en matière de salaires déclarés. La révision AVS, réalisée par votre caisse de compensation, est une démarche essentielle pour garantir la conformité légale et protéger vos employés.

• 1. Qu’entend-on par révision AVS ?
• 2. Comment HOTELA organise-t-elle ses contrôles d’employeur ?
• 3. Comment se déroule la révision ?
• 4. Et après la révision ?

1. Qu’entend-on par révision AVS ?

La révision AVS consiste à contrôler périodiquement les salaires déclarés par votre entreprise à votre caisse de compensation AVS. Ce processus permet de :

• Vérifier l’application des directives légales.
• Rectifier d’éventuelles erreurs dans les décomptes.
• Conseiller les employeurs pour améliorer leurs pratiques.

Au-delà de l’aspect obligatoire, cette démarche vise à prévenir les erreurs, protéger vos salariés et renforcer la qualité de votre gestion administrative. Le but du contrôle des employeurs est de vérifier le respect des prescriptions déterminantes et de renseigner sur la manière correcte de présenter le décompte.

À quelle fréquence êtes-vous contrôlé ?

En principe, les périodes de contrôle varient entre quatre et neuf ans. Leur fréquence dépend de plusieurs critères, notamment :

• Résultat des contrôles précédents : plus vos pratiques sont conformes, plus les contrôles sont espacés.
• Masse salariale : les entreprises déclarant plus de CHF 5 millions de salaires sont contrôlées tous les quatre ans.
• Cas particuliers : certaines situations, comme la création d’une nouvelle entreprise ou un changement de raison sociale, entraînent un contrôle dans les quatre ans.

Pour les entreprises déclarant moins de CHF 150’000 de salaires annuels, on peut exceptionnellement renoncer à une révision.

2. Comment HOTELA organise-t-elle ses contrôles d’employeur ?

Nous mandatons l’office de révision des caisses de compensation (RSA) pour effectuer ces contrôles.

Préparer votre contrôle : check-list pratique

Voici quelques recommandations pour que le contrôle se passe dans les meilleures conditions :

• Assurez-vous de la présence et de la participation de vos responsables AVS le jour j.
• Préparez les justificatifs décrits ci-dessous à l’avance, selon la demande du réviseur, idéalement en format électronique.
• Préparez les formulaires internationaux A1 ou CoC.

3. Comment se déroule la révision ?

La révision AVS suit un processus clair et structuré :

I. Préparation et prise de contact

HOTELA vous enverra un courrier, suivi d’un échange avec un réviseur pour planifier une date. Une liste des documents nécessaires vous sera communiquée, comme :

• les récapitulatifs salariaux par collaborateur et globaux,
• les certificats de salaire,
• les noms des employés non soumis à l’AVS,
• les comptes de résultats et le bilan,
• ainsi que les contrats d’affiliation à l’assurance-accidents et à une institution de prévoyance LPP avec le règlement de financement des primes,

cas échéant, aussi :

• la réconciliation des salaires figurant dans votre comptabilité financière avec ceux déclarés à la Caisse AVS, accompagnée d’une explication des éventuelles différences constatées,
• le fichier des types de salaires, précisant les comptes de comptabilité générale dans lesquels les différentes rubriques salariales sont enregistrées,
• l’inventaire des sous-traitants exerçant en raison individuelle, afin de vérifier leur statut en tant qu’indépendants,
• une copie du règlement de frais conforme à l’Administration cantonale des Impôts,
• les formulaires d’assujettissement internationaux requis (tels que le formulaire européen A1, qui certifie que le travailleur reste soumis au système de sécurité sociale de son pays d’origine pendant une période de détachement ou lorsqu’il exerce une activité dans plusieurs États, ou son équivalent CoC – Certificate of Coverage, pour les travailleurs non-européens.).

II. Contrôle des documents et comparaison des données

Le réviseur analysera vos déclarations de salaires les éléments de comptabilité salariale et financière. Il vérifiera avec vous que toutes les données concordent avec les obligations légales.

• Tous les genres de salaire devant être soumis l’ont-ils été ?
• Est-ce que des genres de salaire non soumis ont été annoncés ou soumis par erreur ?
• Les taux de cotisations appliqués sont-ils corrects ?
• Y a-t-il comme requis une affiliation à une assurance-accident et à une caisse de prévoyance professionnelle ?

Puis le réviseur comparera les salaires annoncés selon vos déclarations avec les comptes de charges pour vérifier les points suivants :

• Existe-t-il des avantages en nature ou d’autres éléments versés aux employés qui devraient être inclus dans le salaire déterminant ?
• Les remboursements de frais sont-ils conformes ?
• Des dividendes trop conséquents ont-ils été versés ?
• Les administrateurs sont-ils assujettis, par exemple pour les résidents à l’étranger ?
• Observe-t-on des opérations inexpliquées sur le compte-courant ?
• Les sous-traitants sont-ils bien affiliés comme personnes de condition indépendante ?
• Et leur travail constitue-t-il bien une activité indépendante ?

III. Entretien final et recommandations

À l’issue du contrôle, le réviseur présentera ses conclusions, vous expliquera d’éventuelles erreurs constatées et partagera des conseils pour optimiser votre gestion.

Quels sont vos avantages ?

En tant qu’employeur, vous bénéficiez de plusieurs atouts :

La confirmation que la masse salariale de votre comptabilité salariale concorde avec celle qui vous a été facturée.

Le contrôle obligatoire d’employeur est gratuit sauf cas exceptionnel.

Quelles sont vos obligations ?

Selon les directives en la matière, en tant qu’employeur vous êtes tenus de :

• accepter de rencontrer les réviseurs,
• respecter les instructions,
• fournir les renseignements demandés,
• collaborer aux contrôles,
• partager les documents nécessaires.

Si vous ne donnez pas suite à la demande de révision ou que vous annulez le rendez-vous 10 jours avant la date, vous risquez des sanctions financières (amende, facturation de frais, voire dénonciation pénale).

4. Et après la révision ?

À la fin de la révision, un rapport est établi. Selon les résultats :

• Aucun problème détecté : vous recevez une confirmation de conformité.
• Quelques points d’amélioration : des recommandations vous sont proposées.
• Erreurs identifiées : une déclaration corrective vous sera envoyée avec le calcul des cotisations supplémentaires.

Si vous souhaitez contester le rapport et la décision de cotisations, vous avez 30 jours pour faire opposition par écrit.

Un contrôle AVS, un accompagnement précieux

Loin d’être une contrainte, la révision AVS est une opportunité pour renforcer vos pratiques administratives et protéger vos employés. Préparez-la bien et voyez-y une aide précieuse pour une gestion optimisée de vos obligations sociales !

Payroll Service

Pour vous faciliter le travail, vous pouvez bien entendu aussi nous confier l’administration de vos salaires. Au-delà de notre expertise en assurances sociales, nous accompagnons également les entreprises dans les décomptes de salaires avec notre prestation d’outsourcing « Payroll Service », une solution fiable, avec des données salariales correctes en tout temps.

En plus d’un gain de temps significatif, ce service vous garantit ainsi d’être toujours à jour avec vos décomptes d’assurances, et en règle avec chaque norme cantonale.

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